email

การเขียน Email เป็นภาษาอังกฤษ

     Email โดยปกติมักเขียนปนกันระหว่างการเขียนอย่างเป็นทางการ( Formal )ที่มักใช้จดหมาย และไม่เป็นทางการ (Informal) Email ส่วนใหญ่จะเป็นการเขียนที่อยู่ในรูปแบบกลางๆ(Neutral) หรือไม่เป็นทางการ (Informal) แต่ทั้งนี้ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับผู้รับด้วยว่าเป็นใคร ถ้าเป็นระดับผู้ใหญ่ เนื้อหาที่เขียน ก็ต้องเป็นทางการ โครงสร้างของการเขียน Email ประกอบด้วย 

1.ชื่อเรื่อง ( Subject)
2.คำทักทาย /ชื่อผู้ที่เขียนถึง (Name)
3.เนื้อหา
4.สรุปก่อนจบ (Final comment)
5.การลงท้าย (Close)
6.ลงชื่อผู้ส่ง 

ชื่อเรื่อง( Subject)       หลักในการเขียน ถ้าเป็น Subject ใหม่ – ตั้งเป็นวลี หรือ ประโยคสั้นๆ เกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่เรา ต้องการสื่อ เช่น

- Request for … - Meeting on date …  - Seminar on ….  - Dinner Talk by Mr. P. Brown  - Good to Learn  คำทักทาย         Formal หรือ เป็นกลางๆ : มักขึ้นต้นคล้ายเรียน ใช้ Dear ตามด้วย Mr.,Mrs.,Ms +ชื่อคน เช่น Dear Mr. Sun , Dear K.Naree ถ้าไม่รู้จักชื่อใช้ Dear Sir /Madam, ถ้าส่งถึงหลายคนพร้อมกัน ก็ใช้ Dear All, Dear Colleague, Informal : คล้ายกล่าวสวัสดี ใช้ Hi / Hello ต่อด้วยชื่อหรือไม่ก็ได้ หรือใช้ Dearต่อด้วยชื่อก็ได้ เช่น Dear Mary, หรือจะใส่ชื่อไปเฉยๆเลยก็ได้ เช่น Mary,      กรณี คนไทย มักนิยมใช้คำนำหน้าชื่อว่า  - คุณ ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Khun , K. เช่น Khun Malee,  - พี่ ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Pi ,P., P’, P` เช่น P’Ming,  - น้อง ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Nong , N.,N’, N` เช่น N’Tong                                      เนื้อหา  การเขียนครั้งแรกควรมีการแนะนำตัวเอง ถ้าอีกฝ่ายยังไม่รู้จักเรา • การอ้างเหตุผลที่ที่เขียนมา เช่น  - I am writing in connection with …. - I am writing with regard to ….. - I’m writing about …. - Your name was given to me by … - I got your name from .. - We would like to point out that .. - Please note that ….  • การอ้างถึงเรื่องที่เขาเขียนมา เช่น - Please refer to your email regarding +ชื่อเรื่อง   - Regarding หรือ Concerning (เกี่ยวกับ) + ชื่อเรื่อง   - Thank you for your email of….   - Re your email …….  - I apologize for not getting in contact with you before now.  -กรณีตอบช้า  - Sorry for late reply – กรณีตอบช้า  • การแนบเรื่อง/ส่งfile (Attachment) เช่น -Please find the attachment. -Please find the attachment herewith.- ความหมายคล้าย “ตามเรื่อง/เอกสาร แนบพร้อมนี้” -I am pleased to attach herewith the annual report for…. -Please kindly find out attached file of….. -Please find attached report. -Please see attached file. -I’ve attached…. -I’m sending you …. as a pdf file. -Here is the …. you wanted. -See attached. • การขอข้อมูล (Asking for information) เช่น - Could you give me some information about… - I would like to know … - I’d be grateful if you could ... - Could you please send me… - Could you please hand/ forward me… - Please send me …. - I’d appreciate your help on this สรุปก่อนจบ (Final comment) - I am looking forward to seeing you in the near future.  - I will prepare it accordingly.-กรณีบอกว่าจะเตรียมการตามที่เขาขอหรือที่สัญญากันไว้ - Thank you for your cooperation. -Thank you for your kind assistance. - Thank you for your help. - Please do not hesitate to contact us again if you require any further information. - Please feel free to contact me. -Talk to you soon. - I’ve got to end it now. - I have to go. - Got to go now. - Keep in touch. - Have a nice weekend. - See you later. - See you soon. - Bye for now.  การลงท้าย (Close) - Regards, - Best regards, - With best regards, - With kind regards, - Warm regards, - Warmest regards, - Thanks and Regards, - Yours sincerely, - With love, - All the best, - Bye, - Ta Ta, (หมายถึง Bye Bye – คนอังกฤษใช้)  การลงชื่อ ลงชื่อมี/ไม่มีนามสกุล      ถ้าเป็นทางการ และต้องการให้เขาทราบรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเรา จะใส่ชื่อ ตำแหน่ง ที่อยู่ โดยพิมพ์ชิดด้านซ้ายท้ายการลงชื่อ เช่น  Ratri Srinuan Plant Manager Tel: +66 2456789 Fax: +66 2456789 email :dano@gmail.com http://www.danoplant.com คำศัพท์ สำหรับผู้ใช้งาน   Archive  = คำสั่งหรือที่อยู่สำหรับการเก็บสำรองข้อมูล (Backup) Attached File  = การส่งไฟล์แนบไปกับอีเมล Inbox  = ที่อยู่ที่เก็บเมลที่มีคนอื่นส่งเข้ามา BCC: Blind Carbon Copy  = หมายถึงการส่งสำเนาเมลของเรา ไปให้บุคคลอื่นๆ ด้วย โดยคนที่ได้รับเมลอื่นๆ จะไม่ทราบ CC: Carboy Copy  = หมายถึงการส่งสำเนาเมลของเรา ไปให้บุคคลอื่นๆ ด้วย Compose  = การเรียกใช้คำสั่งในการสร้างเมลเพื่อการจัดส่ง มีความหมายเดียวกับ New Mail Deleted Items  = ที่อยู่ที่เก็บเมลที่ถูกลบไว้ สามารถกู้เมลกลับคืนได้จากโฟลเดอร์นี้ Draft  = ทีอยู่ที่เก็บเมลที่เรากำลังเขียน หรืออาจเขียนยังไม่เสร็จ Email Account / Email Address  = หมายถึงชื่อที่อยู่อีเมลของเรา ตัวอย่างเช่น info@it-guides.com เป็นต้น เพื่อเป็นการระบุตัวตนของเรา Forward  = การส่งเมลที่ได้รับจากคนหนึ่ง ไปยังอีกคนหนึ่ง Outlook Express  = โปรแกรมสำหรับรับส่งเมลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา โปรแกรมนี้จะมาพร้อมกับ Windows สำหรับเวอร์ชั่นใหม่ ได้ถูกเปลี่ยนเป็น Microsoft Mail แทน Microsoft Outlook ก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมสำหรับรับส่งเมล จาก Microsoft แต่เป็นเวอร์ชั่นที่สูงกว่า Outlook Exress, Microsoft Mail และเป็นโปรแกรมที่ต้องซื้อเพิ่มเติมด้วย Reply All  = การตอบกลับเมลที่ได้รับ ไปยังทุกๆ คนที่มีรายชื่ออีเมลในเมลฉบับนั้น ทั้งในช่อง To และ ช่อง CC (ส่วนบนของในเมลที่เราเขียนขึ้นมา) Reply  = การตอบกลับเมลที่ได้รับ ไปยังผู้ส่งถึงเราเท่านั้น New Mail  = การเขียนเมล์ฉบับใหม่ มีความหมายเดียวกับ Compose Out of Office  = คำสั่งในการกำหนดรายละเอียดว่า เราไม่ได้อยู่ในสำนักงาน เวลามีใครส่งเมลถึงเรา จะได้รับตอบกลับเมลแบบอัตโนมัติ Outbox  = ที่อยู่ที่เก็บเมลที่เรากำลังส่งออกไป (กำลังส่ง) Send/Receive  = คำสั่งในการส่งเมลออก และตรวจสอบเมล์ใหม่เข้ามาในขณะเดียวกัน Send items  = ที่อยู่ที่เก็บเมลที่เราได้จัดส่งออกไปแล้ว Web Mai l = หมายถึงการเช็คอีเมลผ่านทางเว็บไซต์โดยตรง    การสมัคร     1.เข้าไปที่ เว็บไซด์ www.hotmail.com 2.หน้าจอ hotmail เป็นดังภาพด้านบนนี้ให้คลิกไปที่ “ลงทะเบียนเดียวนี้” ตามลูกศรชี้ขีดเส้นใต้ เพื่อเข้ากรอกประวัติก่อนเข้าใช้งานอีเมล์ 3.กรอกประวัติผู้สมัครใช้งาน ลงทะเบียน ดังภาพด้านบนนี้ใส่ข้อมูล ผู้ใช้งาน วิธีกรอกดังนี้อธิบายได้ว่า 1.ชื่อสกุล ใช้คนละช่องเป็น ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ก็ได้ ตามต้องการช่องนี้ไม่ค่อยมีปัญหาเท่าไร 2.วันเดือนปีเกิด ง่าย ๆ ตอบตามจริงลงไปเลย ถ้าอายุไม่ถึง 15 ไม่รู้จะได้หรือปล่าวใส่ลงไปเลยครับ ถ้าไม่ได้ติดตรง 3.อายุ ก็เปลี่ยน พ.ศ. + 10 ปี เข้าเลยครับ 4.เพศ ชายหญิง ไม่ระบุ ลงไปได้เลย ใส่ตามเพศในบัตรประชาชนของใครของมัน 5.ถามว่า “คุณต้องการลงชื่อเข้าใช้งานด้วยวิธีใด” หมายถึง ชื่ออีเมล์ hotmail เข้าใช้งาน ในช่อง ชื่อ บัญชีไมโครซอฟร์ @ hotmail.com ,windowslive.co.th, outlook.co.th,outlook.com , hotmail.co.th เลือกเอาอย่างใดอย่างหนึ่ง       6.รหัสผ่าน หรือ password ตั้งให้ดีตั้งให้ตรง จำให้ได้ จดให้แม่น ก็แล้วกัน 4.กรอกประวัติ ลงทะเบียน ส่วนที่ 2สำคัญมากแยกออกมาเพื่ออธิบายง่ายๆดังภาพด้านบนนี้ 1.หมายเลขโทรศัพท์ ประเทศไทยใช้  +66 นี่ล่ะ 2.ใส่หมายเลข เบอร์มือถือ iphone galaxy windows mobile  phone ลงไปในช่องนี้เลย 3.อีเมล์สำรอง กรอกลงไป ใช้ของเพื่อนก็ได้ ถ้าไม่มี หรือ ของตัวเองก็ได้ 4.ประเทศไทย 5.รหัสไปรษณีย์จังหวัด ผู้ สมัครอีเมล์ 6.รหัสรูปภาพ สำคัญมาก กรอกให้ได้ กรอกให้ตรง ถ้าไม่ตรงไม่ผ่านง่ายๆนะครับ เรียกว่า ไม้ตายป้องกันสแปมเลยครับ 7.สุดท้าย คลิกส่งอีเมล์ แล้ว “ยอมรับ“ 5.สมัครอีเมล์ไม่ผ่านติดตรงไหนไล่แก้ที่ละขั้นตอน โดยทาง hotmail จะแจ้ง เป็นตัวหนังสือสีแดงไว้ลองอ่านดูครับ ถ้าเป็นเหมือนรูปด้านบน ให้คลิก Continue to this wabsite(not recommended) ได้เลยมีสองครั้งก็ให้คลิกเหมือนเดิม บริการใหม่จาก Outlook เชื่อมต่อ facebook ผ่าน hotmail ใช้งานบน พีซี mac โทรศัพท์ แท็บเล็ต(Tablet) ได้ด้วยกัน ให้คลิก “ดำเนินการต่อไปกล่องขาเข้า” 6.ถ้า ลงทะเบียนไม่ได้ ให้แจ้งข้อความด้านล่างนี้นะครับ หรือ แสดงความคิดเห็น เพื่อทางwww.itnewsth.com จะได้ช่วยแก้ไข แนะนำให้ สมัครอีเมล์ ผ่านง่ายๆ 7.Security Worning คอมพิวเตอร์ถามเรื่องความปลอดภัย ต้องการทำต่อไป คลิก yes เปิดอีเมล์ได้แลย คลิกไปยัง กล่องขาเข้า ถ้าต้องการส่งอีเมล์ ให้เลือก ส่งอีเมล  ตามต้องการเครดิตรูปภาพ phoneth.com เมื่อเลือก เปิดอีเมล์ จะเจอ กล่องขาเข้า (1) หมายถึง จดหมายเข้า 1 ฉบับ เปิดจดหมาย เลือก คลิกที่จดหมายฉบับนั้นเลย ถ้าจดหมายที่อ่านแล้ว กล่องขาเข้าจะไม่มี() ในภาพด้านล่างเลย การสมัคร   1. ให้ทำการเข้าไปที่ http://accounts.google.com หรือ http://gmail.com 2. เมื่อเข้ามาตามลื้งจาก ข้อ1 แล้วให้ทำการคลิกที่ สมัครใช้งาน, create an account, sign up ด้านขวาบนของหน้าจอ เพื่อทำการสมัครอีเมล์ 3. จากนั้นจะมาถึงให้หน้าต่างการกรอกข้อมูลการสมัคร - หมายเลข 1 จะเป็น การกรอกชื่อ – นามสกุล - หมายเลข 2 จะเป็น ช่องใส่ ชื่อผู้ใช้หรือชื่ออีเมล์ อาทิเช่น Gunoob@gmail.com ในการกรอกขื่อผู้ใช้ ไม่ต้องกรอก@gmail.com ระบบจะทำการกรอกให้โดยอัตโนมัติ - หมายเลข 3 จะเป็น ช่องสำหรับการสร้างหรือใส่รหัสผ่านของอีเมล์ - หมายเลข 4 จะเป็น ให้เราใส่รหัสผ่านอีเมล์อีกครั้ง เพื่อยืนยัน - หมายเลข 5 จะเป็น ให้เราใส่วันที่เกิด (วันที่/เดือน/ปี ค.ศ.) - หมายเลข 6 จะเป็น ให้เราเลือกเพศ จะมีให้เลือกอยู่3อัน 1. หญิง 2. ชาย 3. อื่นๆ - หมายเลข 7 จะเป็น ให้เราทำการกรอก โทรศัพท์มือถือ โดยให้+66แทนเป็นเลข 0 ตัวแรกของเบอร์ เช่น เบอร์0842231xxx ก็จะเป็น +66842231xxx เป็นต้น - หมายเลข 8 จะเป็น ให้เราทำการใส่อีเมล์เดิมหรืออีเมล์ปัจจุบันที่เรามี 4. ทำการกรอกข้อมูลการสมัครอีเมล์ต่อจาก ข้อ3 - หมายเลข 1 จะเป็น การพิสูจน์ว่าไม่ได้เป็นหุ่นยนต์ โดยถ้าเราติ๊กในวงกลมสีน้ำเงินจะเป็นการยืนยันทางโทรศัพท์ ส่วนถ้าไม่ติ๊กในวงกลมสีฟ้าก็จะเป็นการยืนยันโดยการกรอกอักษรจากในภาพลงในช่องสำหรับกรอก แนะนำให้ยินยันแบบกรอกตัวอักษรตามภาพจะสะดวกกว่า - หมายเลข 2 จะเป็น การเลือกตำแหน่งที่อยู่ ให้ทำการเลือก ไทยจากนั้นทำการติ๊กในวงกลมสีเขียว เพื่อยอมรับเงือนไขต่างๆ และทำการกดที่ ขั้นตอนถัดไป 5. เมื่อกด ขั้นตอนถัดไปแล้ว ก็จะมาหน้าต่างนี้ ถ้าต้องการจะเพิ่มรูปภาพโปรไฟล์ ให้ทำการคลิกที่วงกลมสีน้ำเงิน ถ้าต้องการแก้ไขในภายหลังให้ทำการ คลิกที่ ขั้นตอนถัดไป วงกลมสีแดงได้เลย 6. เท่านี้การสมัคร Gmail ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อยทำการกด เริ่มต้นใช้งาน ได้เลย ภาวิณี  ทองหล่ำ (PAWINEE  THONGLAM)